Les solutions pour gérer efficacement ses bulletins de paie électroniques
Le fait de dématérialiser les bulletins de paie de vos salariés possède de nombreux avantages : confidentialité, gain de temps, archivage simplifié, réduction du coût administratifs, etc. Cette démarche facilite également le quotidien des salariés et des employeurs. Par exemple, la gestion de bulletin de paie électronique avec O’Work est simplifiée grâce à l’automatisation des processus.
Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ?
Il s’agit d’une version numérique d’une fiche de paie. Ce document, même dans son format électronique, est légal et à valeur juridique. Il doit donc regrouper toutes les informations obligatoires nécessaires.
Les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie
Ces avantages sont nombreux :
- Une réduction des coûts : plus besoin d’imprimer et d’envoyer par la poste les bulletins ;
- Un gain de temps, notamment sur les tâches d’impression et de mise sous pli ;
- Un stockage simplifié : une dématérialisation supprime le stockage papier, ce qui représente donc un gain de place ;
- Un risque d’erreur réduit : les logiciels de paie intègrent généralement un grand nombre d’informations automatiquement, ce qui limite les erreurs ;
- Un geste pour la planète : le numérique permet de supprimer une partie de l’utilisation de papier, ce qui réduit les déchets et est plus écologique ;
- Un gain d’autonomie : les salariés peuvent retrouver facilement leurs bulletins de paie grâce à la mise en place de coffres-forts électroniques.
La mise en place d’une dématérialisation de bulletins de paie
Le plus important est de choisir les bons outils. Vous pouvez prendre entièrement en charge la création d’un coffre-fort numérique pour vos employés ainsi que la création et le traitement des bulletins de paie, ou confier cette mission à un prestataire expert. Pour choisir ce dernier, considérez plusieurs points : sa fiabilité, sa capacité de traitement, ou encore sa pérennité. Vérifiez également la compatibilité des solutions du prestataire avec votre système actuel pour une gestion simplifiée. Etudiez les différentes offres afin de trouver celle qui correspond le mieux à vos besoins, et cherchez un professionnel qui saura vous garantir l’intégrité et l’authenticité de vos fiches de paie électroniques.
Choisir le bon logiciel
Depuis l’année 2010, le gouvernement accompagne des entreprises dans la dématérialisation de tous les documents RH (factures, bulletins de paie, documents administratifs, etc.) avec le logiciel Digiposte. D’autres logiciels vous permettent de dématérialiser vos documents, comme Zeendoc, qui ne nécessite ni installation ni maintenance car il s’utilise depuis votre navigateur.